„Świadczenie usług pogrzebowych zlecanych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społeczne
w Izabelinie
w okresie od 01.01.2023r. do 31.12.2023r.”
ZAMAWIAJĄCY
Gmina Izabelin/Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Izabelinie,
ul.3 Maja 42, 05-080 Izabelin
tel.(22)722-79-95, e-mail gops@izabelin.pl
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
- Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pogrzebowych na rzecz osób zmarłych, którym Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Izabelinie jest zobowiązany zapewnić sprawienie pogrzebu, stosownie do zapisów art. 17 ust 15 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2021r., poz. 2268) w liczbie 3 pogrzebów w terminie od 01.01.2023r. do 31.12.2023r. W tym pogrzebów tradycyjnych 1, pogrzebów z kremacją 1 i pochowanie szczątków 1.
- Ze względu na szczególny charakter usług jakimi są usługi pogrzebowe podane przez Zamawiającego liczby są jedynie liczbami orientacyjnymi, natomiast rzeczywista liczba dokonanych pochówków będzie zależna od potrzeb Zamawiającego. W przypadku mniejszej liczby pogrzebów Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia, w tym finansowe, wobec Zamawiającego.
- Sprawienie pogrzebu obejmuje:
3.1 zabranie zwłok, w tym odbiór i transport w ciągu 3 godzin od chwili zgłoszenia
z miejsca wskazanego przez Zamawiającego do chłodni lub zakładu pogrzebowego,
3.2 przewiezienie zwłok samochodem spełniającym odpowiednie wymagania
z miejsca zgonu lub z zakładu medycyny sądowej do miejsca przechowywania, lub
do miejsca pochówku, na terenie cmentarza (w tym koszt worka na ciało), do miejsca kremacji w warunkach zapewniających odpowiednie sanitarne i techniczne bezpieczeństwo przewozu, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa przechowywania zwłok do czasu pogrzebu,
3.3 dokonanie pochówku w ciągu 3 dni roboczych od chwili zgłoszenia,
3.4 dopełnienie wszystkich formalności oraz pokrycia kosztów związanych
z uczestnictwem osoby duchownej w pochówku, na podstawie pisemnego upoważnienia udzielonego Wykonawcy przez Zamawiającego.
3.5 przygotowanie zwłok osoby zmarłej do pochówku w tym umycie i ubranie zwłok lub przygotowanie zwłok do kremacji i wykonanie kremacji,
3.6 zapewnienie trumny drewnianej o odpowiedniej wielkości, z podstawowym wyposażeniem (minimum kapka, poduszka oraz pasyjka), w przypadku pogrzebu tradycyjnego,
3.7 zapewnienie trumny do kremacji i urny w przypadku pogrzebu z kremacją,
3.8 zapewnienie trumny ekshumacyjnej w przypadku pochowania szczątków,
3.9 zapewnienie obsługi pogrzebu,
3.10 zapewnienie tabliczki identyfikacyjnej,
3.11 zapewnienie krzyża – w zależności od potrzeb.
- Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, w szczególności zgodnie z:
4.1 ustawą z 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych ( Dz.U. z 2020r. poz. 1947),
4.2 Rozporządzeniem Ministra Zdrowia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi ( Dz. U. z 2021r. poz. 1910),
4.3 Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie wydawania pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich ( Dz. U. z 2007 r. nr 249, poz. 1866)
4.4 Z pozostałymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, normami etycznymi oraz z powszechnie przyjętymi zasadami wykonywania usługi o tym charakterze.
- Usługa świadczona będzie w granicach administracyjnych gminy Izabelin ewentualnie za zgodą Zamawiającego w granicach administracyjnych powiatu warszawskiego zachodniego.
- Podstawą sprawienia pogrzebu będzie pisemne zlecenie wystawiane przez Zamawiającego określające miejsce pochówku jak również zakres wykonanych usług.
- Wykonawca wystawi fakturę VAT w ciągu 7 dni od dnia wykonania usługi.
- Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia terminu określonego w pkt 3.1. i pkt 3.3 jeśli nastąpią nieprzewidziane okoliczności niezależne od Wykonawcy, w wyniku których nie będzie możliwe jego dotrzymanie. Zgodę na przedłużenie terminu dokonania pochówku Wykonawca będzie musiał każdorazowo uzyskać od Zamawiającego na piśmie, po wcześniejszym przedstawieniu okoliczności uzasadniających zmianę terminu.
- Zamawiający każdorazowo przekaże Wykonawcy informacje niezbędne do dokonania pochówku z zastosowaniem następujących procedur:
9.1 informacja o zleceniu wykonania pogrzebu będzie przekazywana
e-mailem lub telefonicznie, a następnie potwierdzona na piśmie w godzinach pracy GOPS, od 9:00 – 16:00, od poniedziałku do piątku,
9.2 w zleceniu Zamawiający poda dane dotyczące osoby zmarłej oraz wskaże, które czynności składają się na wykonanie pogrzebu, wskaże również miejsce odbioru zwłok osoby zmarłej,
9.3 osoba wyznaczona przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym zgłosi się
do siedziby Zamawiającego po odbiór pisemnego zlecenia dokonania pochówku oraz pozostałych dokumentów niezbędnych do dokonania pochówku, najpóźniej
w następnym dniu po zgłoszeniu wykonania pogrzebu.
- Wykonawca zobowiązany będzie do powiadamiania Zamawiającego o terminie, godzinie i dokładnym miejscu pogrzebu, niezwłocznie po dokonaniu powyższych ustaleń.
- Przedmiot zamówienia nie obejmuje ceny placu pod nowy grób oraz opłaty kancelaryjnej.
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY.
- Oferta powinna zostać sporządzona zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zaproszenia do składania ofert oraz podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy.
- Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę, zawierającą ceny wszystkich trzech elementów składowych przedmiotu zamówienia tj. pogrzeb tradycyjny, pogrzeb z kremacją, pochowanie szczątków.
- Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
- Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zaproszenia do składania ofert. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom. Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeżeli w wyniku modyfikacji będzie potrzebny czas na dokonanie zmian w ofercie.
- Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania żadnej oferty.
- Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
- Zamawiający może wezwać Wykonawcę do wyjaśnień treści złożonej oferty lub uzupełnień złożonej oferty.
- Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są ustanowić Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarciu umowy. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty obejmuje pełnomocnictwo do poświadczenia za zgodność z oryginałem wszystkich dokumentów załączonych do oferty. Pełnomocnictwo należy przedstawić w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
SPOSÓB OBLICZENIA CENY
- Cena oferty powinna zawierać wszystkie zobowiązania (koszty) niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia, musi być podana cyfrowo i słownie z wyodrębnieniem należnego podatku VAT z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
- Wyklucza się możliwość roszczeń wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny lub pominięciem elementów niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia.
- Cena określona w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia w tym upusty i rabaty.
SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ WYKONAWCÓW Z ZAMAWIAJĄCYM
- Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Strony mogą przekazywać sobie za pomocą poczty elektronicznej.
- Osobą upoważnioną do kontaktu z wykonawcami jest Ewa Przybysz.
- Każda ze stron na żądanie drugiej strony, niezwłocznie potwierdza otrzymanie maila.
MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT.
- Ofertę należy dostarczyć do Zamawiającego tj. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Izabelinie, ul. 3 Maja 42, 05-080 Izabelin, do Biura Obsługi Mieszkańców lub mailem na adres gops@izabelin.pl
- Termin składania ofert upływa dnia 15.12.2022r. godz. 10:00.
- Oferty złożone po terminie, nie będą rozpatrywane.
- Wykonawca może przed terminem składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
W załączeniu:
Dyrektor Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Izabelinie
Ewa Przybysz
